Lo que necesita primero
Un dominio propio, por ejemplo sunegocio.cr. Sin dominio no hay correo con su nombre. Si todavía no lo tiene, vea cómo registrar un dominio .cr.
Las tres opciones
1. El correo que viene con su hosting
Muchos planes de hosting incluyen buzones de correo con su dominio. Es la opción más barata, porque ya lo está pagando.
- A favor: sin costo extra; sirve en el celular y en la computadora.
- En contra: poco espacio, filtros de spam más sencillos, y si cambia de hosting tiene que mudar los correos.
- Para quién: negocios de una o dos personas que mandan pocos correos.
2. Google Workspace
Gmail con su dominio, más Drive, Calendar y Meet. El plan básico anda por unos US$7 por usuario al mes con pago anual, y algo más si paga mes a mes.
- A favor: la misma app de Gmail que ya conoce, buen filtro de spam, espacio de sobra.
- En contra: se paga por cada persona, cada mes.
- Para quién: equipos que ya usan Gmail y Google Drive.
3. Microsoft 365
Outlook con su dominio, más Teams y OneDrive. El plan básico también anda por unos US$7 por usuario al mes con compromiso anual; los planes que incluyen Word y Excel de escritorio cuestan más.
- A favor: si su equipo vive en Outlook, Word y Excel, todo queda en un solo lugar.
- En contra: igual que Google, se paga por persona.
- Para quién: oficinas que ya trabajan con Office.
Los precios de Google y Microsoft cambian y varían según el plan y la forma de pago. Revise el precio vigente en su sitio antes de decidir.
¿Cuántos correos necesita?
Menos de los que cree. En Google y Microsoft cada buzón se paga, pero los alias no: una sola persona puede recibir en ventas@, info@ y facturas@ sin pagar tres buzones. Pague buzones solo para las personas que de verdad escriben desde su propia cuenta.
Por qué los correos caen en spam
Casi siempre por la misma razón: el dominio no le dice al mundo quién tiene permiso de mandar correos en su nombre. Se arregla con tres registros en la zona DNS de su dominio:
- SPF: la lista de servidores autorizados a enviar correo desde su dominio.
- DKIM: una firma digital en cada correo, para probar que no fue alterado.
- DMARC: le dice a Gmail, Outlook y los demás qué hacer con un correo que no pasa las dos pruebas anteriores.
Gmail y Yahoo ya exigen estos registros a quien manda mucho correo, y sin ellos aumenta mucho la probabilidad de terminar en spam. Se configuran una sola vez, pero un error de una letra basta para que no funcionen.
Antes de cambiarse
- Guarde los correos viejos. Si ya tiene buzones, mudarlos al proveedor nuevo es un trámite aparte.
- Avise a sus clientes y proveedores de la dirección nueva, y deje la vieja reenviando un tiempo.
- Ponga la dirección nueva en todo: facturas electrónicas, tarjetas, rótulo, perfil de Google y redes.
- Use la cuenta principal como contacto del dominio en NIC Costa Rica, para recibir los avisos de vencimiento. Si el dominio vence, el correo se cae con él; le explicamos los plazos en qué pasa si se vence su dominio .cr.